Ruhrpumpen GmbH

Mehr als 65 Jahre Entwicklung von Pumpentechnologie, die den Fortschritt antreibt. Die Ruhrpumpen GmbH ist ein weltweit führender Hersteller für Pumpsysteme. Ihre Stärke ist Ihre Fähigkeit, innovative, effiziente und hochwertige Produkte zu entwickeln, die die Antriebskraft hinter hunderten industrieller Prozesse sind, die die Welt vorwärtsbewegen. Über hochtechnisierte, moderne Technologie und Ihre vertikale Integration sind Sie in der Lage, komplexe technische Lösungen zu entwickeln, um Materialien auszuwählen und zu kombinieren, die die robustesten und leistungsstärksten Pumpsysteme des Marktes hervorbringen.

Das Unternehmen


Seit mehr als 65 Jahren steht der Name RuhrpumpenTM weltweit für innovative und zuverlässige Pumpen Technologie. 1997 wird die Ruhrpumpen GmbH ein Teil der mexikanischen Gruppe Corporación EG.

Ruhrpumpen verfügt über eigene Fertigungsanlagen, Maschinenabteilungen und Service Zentren. Fast alle für die Pumpen Herstellung benötigten Komponenten werden im eigenen Haus produziert.

Projektinhalt- und ziel


Die Zielvorgabe von Ruhrpumpen war im ersten Schritt die automatische Verarbeitung von Eingangsrechnungen und im zweiten Schritt die Archivierung diverser Unterlagen in der Qualitätssicherung.

Ergebnis


Die Ruhrpumpen GmbH setzt seit Ende 2011 erfolgreich das Enterprise-Content-Management-System von Saperion mit C-Intact als Integrations- und Lösungspartner ein. Dokumente jeglicher Art wurden bis 2012 als Papierdokumente in den dafür vorgesehenen Aktenschränken abgelegt. Für notwendige Genehmigungen wurden die Rechnungen an die entsprechenden Personen auf dem Papierweg verteilt. Mit der Einrichtung von Saperion und dem C-Intact Invoice Center werden die Rechnungen nun bereits beim Posteingang mit einem Barcode versehen, der später auch den Beleg in INFOR ERP LN kennzeichnet. Nach dem anschließenden Scannen werden mit einer intelligenten und lernfähigen OCR Erkennung von Kofax die Kopf- und Positions-Informationen der Rechnungen automatisch extrahiert (z.B. Rechnungsnummer, Lieferant, Bestellnummern, Beträge, Datum, etc.). Rechnungen ohne Bestellbezug werden in der Finanzbuchhaltung geprüft und über den integrierten Saperion Workflow an die entsprechenden Sachbearbeiter zur sachlichen Freigabe weiterverteilt. Die Belege werden dabei von der Finanzbuchhaltung vorkontiert, sofern für den Lieferanten keine automatische Kontierung im C-Intact Invoice Center definiert ist. Der Sachbearbeiter erhält eine Mail mit dem Beleg im Anhang, ergänzt seine Kostenstelle und erteilt die sachliche Freigabe für die Rechnung. Je nach Höhe des Rechnungsbetrages ist anschließend die Genehmigung des Beleges durch die jeweiligen Abteilungsleiter oder die Geschäftsführung notwendig. Die Unterschriftsrichtlinien von Ruhrpumpen und die Genehmigung (4-Augen-Prinzip) wurden dazu im C-Intact Invoice Center konfiguriert. Bei Rechnungen mit Bestellbezug erfolgt die Freigabe und der Abgleich zwischen Rechnungsbetrag und dem Wareneingang automatisch. Lediglich bei nicht gelieferten Artikelpositionen oder Betragsabweichungen zur Bestellung, wird die Rechnung zur manuellen Überarbeitung per Workflow an den jeweiligen Sachbearbeiter im Einkauf gesendet. Eine Besonderheit wurde bei der Prüfung der Wareneingänge implementiert: Bei diversen Materialien muss von den Lieferanten ein Prüfzeugnis mitgeliefert werden, sofern dieses nicht vorhanden ist, wird die Rechnung nicht freigegeben. Die Finanzbuchhaltung behält mit Hilfe des Rechnungsmonitors jederzeit den Überblick, welche Rechnung sich aktuell im Workflow befindet. Die Rechnungs-Informationen werden anschließend mit dem C-Intact Invoice Center an das INFOR ERP LN System übergeben und inklusive der Sachkonten und Wareneingangszuordnungen automatisch in INFOR ERP LN verbucht und gegebenenfalls automatisch genehmigt. Die Zahlung der Belege erfolgt nach INFOR ERP LN Standard, in Saperion ist aber ersichtlich, welche Belege gezahlt wurden.

Mit dem beschriebenen System werden ungefähr 25.000 Rechnungen im Jahr bei Ruhrpumpen verarbeitet. Die Durchlaufzeit der Rechnungen im Unternehmen konnte somit um einiges reduziert werden. Anhand der Rechnungsübersicht in Saperion ist der Status und Verbleib jeder Rechnung auf einen Blick nachvollziehbar. Die bisherige Nutzung des Systems ist so erfolgreich, dass die Ausweitung auf weitere Standorte geplant ist.

Automatische Eingangsrechnungsverarbeitung

Rechnungen

Automatische Verarbeitung von Eingangsrechnungen

Genehmigungsprozess

Automatischer Genehmigungsworkflow mit 4-Augen Prinzip

Prüfzeugnisse

Bei Rechnungsfreigabe Prüfung auf vorhandene Prüfzeugnisse

Erreichte Ziele

Automatisierte Verarbeitung von Eingangsrechnungen

Extraktion aller Kopf- und Positionsdaten mittels OCR-Erkennung

Verbleib jeder Rechnung anhand der Rechnungsübersicht nachvollziehbar

Ruhrpumpen V2

“Mit C-Intact haben wir einen verlässlichen Partner für dieses Projekt gefunden. Die Herausforderung bestand darin, unsere internen Abläufe – vom Eingang der Rechnung, über den Prüfungs- und Genehmigungsprozess bis hin zur Zahlung – in einen digitalen Workflow zu integrieren. Dabei wurden sowohl gesetzliche Vorgaben, als auch unsere individuellen Gegebenheiten und Wünsche berücksichtigt. Durch den revisionssicheren Workflow profitieren wir von deutlich mehr Effizienz (schnellerer Durchlauf ohne Ablage) und Transparenz (Übersicht der Belege + Zugriff auf Archiv). Seit dem Live-Start in 2015 sind inzwischen 50 User aus nahezu allen Fachabteilungen an dem täglichen Workflow beteiligt. Während der gesamten Projektphase wurden wir von C-Intact bestens betreut und auch jetzt werden wir im Supportfall schnell und kompetent bedient.”

EVA DIFILIPPO

Leitung Finanzbuchhaltung

Unsere Berater. Ihre Ansprechpartner.

Frank Harting

GESCHÄFTSFÜHRUNG

Chantal Hafermann

BERATUNG

Theresa Mersch

BEREICH D.3

Verena Wörmann

ASSISTENZ GF & VERTRIEB

MANFRED BRINK

LEITUNG VERTRIEB

Maren Harting

PERSONALABTEILUNG