Glamox Marine and Offshore GmbH

BU Glamox Production Germany

Glamox ist der weltweit führende Hersteller von Spezialleuchten und Lichtsystemen für maritime Anwendungen.

Das Unternehmen


Glamox wurde 1947 vom norwegischen Bauingenieur, Wissenschaftler und Erfinder Birger Hatlebakk gegründet.

Birger Hatlebakk, der beruflich an der Universität Physik und Chemie unterrichtete, experimentierte privat mit elektrochemischen Prozessen. Er hat ein Verfahren zur elektrochemischen Oberflächenbehandlung von Aluminium entdeckt, das er Glamoxierung nannte (von der Bezeichnung glatt-matt-oxidiert). Dieses wurde von ihm zunächst für verschiedene industrielle Zwecke verwendet. Das Beleuchtungsunternehmen wurde gegründet, als Birger Hatlebakk klar wurde, wie sich mit dem Glamoxierungsverfahren effizientere Aluminiumreflektoren für leistungsstarke Leuchten herstellen lassen.

Glamox ist der weltweit führende Hersteller von Spezialleuchten und Lichtsystemen für maritime Anwendungen.

1868 wurde das Unternehmen unter dem Namen Ahlemann & Schlatter gegründet und spezialisierte sich schon 1872 auf die Produktion von Schiffslaternen. Im Jahr 1986 erfolgte die Umwandlung in aqua signal. 1995 wurde das Unternehmen von Glamox übernommen.

Heute sind ca. 240 Mitarbeiter am Hauptsitz in Bremen und Standort in Teterow beschäftigt, insgesamt arbeiten rund 1.300 Beschäftigte für Glamox.

Projektinhalt- und ziel


Die Einrichtung des Dokumenten-Management-Systems von Saperion mit dem Ziel, die Verarbeitung und Suche von Dokumenten im VK und EK Bereich zu vereinfachen und um ein Vielfaches schneller zu gestalten.

Ergebnis


Im Jahr 2009 entschied sich Glamox für die Einführung eines Dokumenten-Management-Systems. Da Glamox vorrangig nach einem Anbieter suchte, der sich auf die Datenübernahme aus Baan in ein Archiv-System spezialisiert hat, fiel die Wahl auf die
C-Intact GmbH. Durch die Zusammenarbeit mit der C-Intact GmbH wurde Saperion als Archiv-System mit der Schnittstelle CI ERP-Connect zu Baan IVc4 eingeführt.

Der CI ERP-Connect ist eine integrative Komponente für das ERP-System. Daten und Dokumente aus dem ERP-System werden in das DMS von Saperion eingebunden. Die Kommunikation der beiden Systeme unterstützt die Arbeitsprozesse optimal und ist bidirektional möglich. Der C-Intact ERP Connect untergliedert sich in die Module CI COLD und CI Index, wodurch die Archivierung und Recherche von Dokumenten aus Baan abgebildet wird.

Das Modul CI Index-Connect bindet sich in die Vertriebsmasken aus Baan bei Glamox ein, so dass die Anwender aus der bekannten Oberfläche direkt auf archivierte Dokumente zugreifen können. Die vorhandenen Index-Informationen in Baan werden dazu verwendet, eine Suchanfrage an Saperion zu stellen. Das Suchergebnis kann, je nach Einstellungen, ein einzelnes Dokument oder eine gesamte Vorgangsakte sein.

Indexbegriffe aus Baan werden für die Ablage von gescannten Dokumenten direkt an Saperion übergeben, um eine Doppelerfassung von Indexinformationen zu vermeiden.

Das Modul CI COLD-Connect archiviert automatisch Dokumente, die im Baan System gedruckt wurden und bereitet diese als TIFF Dokument auf. Die Druck-Formulare werden als Hintergrund abgelegt, so dass der Beleg im Archiv wie ein Original-Dokument erscheint.

Ein integrierter Kontrollmechanismus stellt sicher, dass alle Dokumente vollständig archiviert wurden, damit eine Papierablage bei Glamox nicht mehr notwendig ist. Im Jahr 2008 wurde die Email-Archivierung Saperion Email-Lifecycle-Management (ELM) mit Anbindung an Microsoft Exchange bei Glamox eingeführt.

Das E-Mail Lifecycle Management (ELM) ermöglicht die fallbezogene Verwaltung von E-Mails und Integration in Geschäftsprozesse. E-Mails werden genauso wie andere Dokumentenarten im Dokumenten-Management-System Saperion verwaltet und stehen anderen Mitarbeitern – entsprechend ihren Zu­griffs Berechtigungen – Unternehmens ­weit zur Verfügung. Zusätzlich werden alle E-Mails basierend auf gesetzlichen Vorschriften revisionssicher in Saperion aufbewahrt. E-Mails sowie papierbasierte Ge­schäftsdokumente gehören zu den Informationen, die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen unterliegen. Im Gegensatz zum Papier muss die E-Mail allerdings im Originalformat aufbewahrt werden. Saperion legt alle Arten von In­formationen – unabhängig von deren Ursprungsort – revisionssicher im Unternehmensarchiv ab.

Seit Anfang des Jahres 2020 hat Glamox erfolgreich Exchange Online (O365) mit der Integration in das Saperion E-Mail Lifecycle Management (ELM) eingeführt. Die Durchlaufgeschwindigkeit der Dokumente des Vertriebs wurde durch die Einführung der C-Intact Module mit Saperion und der Verknüpfung mit Baan entsprechend erhöht, so dass kurze Zeit nach der Einführung ebenfalls der komplette Einkaufsbereich digitalisiert wurde. Durch die Auslagerung der E-Mails in das Dokumenten-Management-System Saperion wurde nicht nur ein Mehrwert für die Endanwender geschaffen, auch auf der Administra­tionsseite gibt es Vorteile: geringere Aufwände und deutlich performantere E-Mail-Systeme.

Dokumenten Management mit Saperion

Dokumenten-Management

Strukturierte Ablage und schnelle Suche von Dokumenten

ERP Integration

Bidirektionale Kommunikation zweier Systeme

E-Mail Management

Revisionssichere und fallbezogene Verwaltung von E-Mails

Erreichte Ziele

Installation des Saperion Systems

Anbindung & Datenübernahme Baan IVc4

Verarbeitung & Suche von Dokumenten

Das sagen unsere Kunden über uns:

Unsere Berater. Ihre Ansprechpartner.

Frank Harting

GESCHÄFTSFÜHRUNG

Chantal Hafermann

BERATUNG

Theresa Mersch

Bereich D.3

Verena Wörmann

ASSISTENZ GF & VERTRIEB

Manfred Brink

LEITUNG VERTRIEB

Maren Harting

PERSONALABTEILUNG