Brechmann Guss – Josef Brechmann GmbH & Co. KG

Das Unternehmen


Als familiengeführtes mittelständisches Unternehmen ist Brechmann-Guss die positive Verbindung aus innovativem Streben und traditionellen Tugenden wichtig. Seit 1877 und über 5 Generationen sind hochqualifiziertes Fachpersonal, langjährige Erfahrung und kontinuierliche, zukunftsweisende Investitionen und Entwicklungen in allen Unternehmensbereichen die Kernelemente einer flexiblen und verlässlichen Partnerschaft mit Kunden und Lieferanten.

Neben der fertigungstechnischen Ausrichtung auf Klein- und Mittelserien fokussiert sich Brechmann-Guss seit Jahren auf Sonderwerkstoffe, i.d.R. auf Basis der üblichen Sphärogussqualitäten. Ihre Palette reicht von Sphäroguss mit erhöhter Dehnung (bspw. im Einsatz für Anhängerkupplungen), SiMo-legierten Qualitäten (Hochtemperaturanwendungen bis 700 °C), über Ni-Resist (Hochtemperaturanwendungen bis 1.000 °C) bis hin zur relativ jungen Werkstoffgruppe ADI (wärmebehandelter Sphäroguss), der gerade unter Kostengesichtspunkten für hochbelastete sicherheitsrelevante bzw. verschleißbelastete Bauteile gegenüber Schmiedeteilen, Stahlguss (und Aluminium) aufgrund seiner extremen Belastbarkeit eine kostengünstige und leichtere Alternative darstellt.

Die Entscheidung


Für die Implementierung des d.3 Systems der d-velop AG durch die C-Intact GmbH hat sich Brechmann-Guss bereits in 2014 entschieden. Damals gab es drei Kriterien, die für diese Entscheidung sprachen:

  1. Die lokale Nähe zu uns als Integrations-Partner
  2. Die Partnerschaft zur d.velop AG mit dem d.3 System
  3. Die Partnerschaft zur RGU GmbH mit dem RGU OPTI und der entwickelten Schnittstelle zum ERP System.

Vor der Digitalisierung


Dokumente jeglicher Art kamen bis 2014 in Papierform zu Brechmann-Guss. Danach wurden sie an die jeweils zuständigen Personen verteilt. Wenn ein Beleg von mehreren Instanzen Unterschrieben werden musste, wurde dieser mit Hilfe einer Unterschriftenmappe durch die Verschiedenen Abteilungen geleitet. Dies hatte nicht nur einen erheblichen Zeitaufwand zur Folge, sondern auch die Gefahr des Verlustes eines oder mehrerer Belege. Anschließend wurden die Belege in dafür typischen Akten im Aktenschrank abgelegt. Eine Art digita­les Archiv existierte bis dahin noch nicht. Wollte bzw. musste man also einen Beleg suchen, konnte auch das eine eher schwierige und zeitaufwendige Aufgabe sein.

Die Basis


Zunächst wurde eine Basis geschaffen, indem das Dokumenten-Management-System d.3 von d.velop den Vorgaben und Absprachen entsprechend installiert und konfiguriert wurde. Dabei lag der Schwerpunkt auf den Komponenten d.3 basis, der Volltextsuche, dem Outlook-Client für die E-Mail Archivierung und dem C-Intact RGU OPTI Connect für die Verschlagwortung und Vervollständigung der Dokumente.

Nachdem die Basis und oben beschriebene Komponenten des Dokumenten-Managment-Systems installiert waren, folgte die Archivierung diverser Unterlagen wie beispielsweise der Korrespondenz und technischer Zeichnungen. Die hierfür benötigten Informationen, wie z.B. eine Teile-Identnummer, werden mit Hilfe des C-Intact RGU OPTI Connects verschlagwortet, vervollständigt und anschließend an eine automatisch erstellte Akte übergeben.

Einkaufs-Akte


Als Basis für die bei Brechmann-Guss eingeführte Einkaufs-Akte dienen die EK-Bestellungen aus dem vorhandenen OPTI-System. Die vorher vom Einkauf händisch archivierten Bestellungen und Auftragsbestätigungen werden mit Hilfe des d.capture batch (Volltexterkennung) eingelesen und automatisch in der entsprechenden Akte abgelegt. Die Einkaufsakte wurde stets weiter entwickelt, so dass mittlerweile auch in anderen Abteilungen, wie. z.B. der Qualitätssicherung und dem Modellbau, auf digitale Geschäftsprozesse umgestellt wurde.

E-Mail Archivierung


Ein weiterer großer Schritt war die anschließende Einführung der E-Mail Archivierung. Hierbei wird die E-Mail vor der Zustellung an den jeweiligen Empfänger vom Server abgefangen und revisionssicher archiviert. Mögliche E-Mail Anhänge werden durch Links ersetzt und inklusive der E-Mail an den Empfänger zugestellt. Beim Öffnen der Anhänge werden diese automatisch aus dem d.3 System geladen. Mittlerweile wurde das d.3 one in Outlook installiert und die Mails werden automatisch einer Dokumentart zugeordnet. Dank der Speicherung der Daten und Dokumente und dem damit einhergehenden Schutz vor Veränderungen, arbeitet Brechmann-Guss compliance-konform.

Benefits:

  • Sicherheit: Gesetzliche Regularien (GoBD- Konformität)
  • Entlastung: Mailserver entlasten / Mitarbeiter entlasten (z.B. Backup-Zeiten reduzieren)
  • Unterstützung: Wissen und Prozesse verwalten

Digitaler Dokumenten-Versand


Dokumente wie z.B. Angebote, Rechnungen, Auftragsbestätigungen etc. werden mittlerweile vom Unternehmen ausschließlich per Mail versendet und anschließend im d.3 entsprechend archiviert. Dokumente können so auf Dubletten geprüft und mehrfache Bearbeitungen ausgeschlossen werden. Das spart dem Unternehmen nicht nur Zeit sondern auch Geld.

Das Ergebnis


Anhand der aufgeführten Beispiele ist zu erkennen, dass die Einführung des d.3 Systems mit der C-Intact die richtige Entscheidung war. Durch das Erkennen, wie wertvoll ein solches System im Unternehmen ist, werden in naher Zukunft weitere Digitalisierungs-Schritte wie z.B. die Einführung einer digitalen Personalakte, folgen.

Digitalisierung mit d.3

RGU OPTI Integration

Informationsaustausch zwischen RGU OPTI und dem d.3 System

Einkaufs-Akte

Revisionssichere Ablage in eine digitale Einkauf-Akte.

E-Mail Archivierung

Revisionssichere Ablage aller E-Mails und Entlastung des Servers

Digitaler Dokumenteversand

Digitaler Versand jeglicher Dokumentarten per E-Mail

Erreichte Ziele

Effiziente Geschäftsprozesse

Anbindung RGU OPTI

Einhaltung gesetzlicher Vorgaben

Das sagen unsere Kunden über uns:

Unsere Berater. Ihre Ansprechpartner.

Frank Harting

GESCHÄFTSFÜHRUNG

Chantal Hafermann

BERATUNG

Theresa Mersch

BEREICH D.3

Verena Wörmann

ASSISTENZ GF & VERTRIEB

MANFRED BRINK

LEITUNG VERTRIEB

Maren Harting

PERSONALABTEILUNG