Eingangsrechnungsverarbeitung

Kosten sparen, Skontofristen nutzen, Transport- und Liegezeiten einfach streichen. Mit der Eingangsrechnungsverarbeitung sind Sie direkt mit Ihrer Buchhaltung (ERP-, Fibu oder WaWi) verbunden. Komplette Integration in das Bestellwesen und alle buchhalterischen Abläufe. Alle Belege werden im digitalen Archiv rechtskonform gespeichert und sind somit permanent abrufbereit.

 

Digital statt Papier. Wir wollen, dass Sie sich auf Ihre Kompetenzen fokussieren und Ihr Geschäftsprozesse dadurch effizienter gestalten können.
C-Intact GmbH bringt Struktur und Zeitersparnis durch verknüpfende digitale Dokumente. Einfacher als die Suche in alten Aktenordnern. C-Intact GmbH automatisiert mit dem ECM-System der Zukunft gleichzeitig Ihre gesamte Ablage.

Weg der digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung in 3 einzelnen Schritten

Die Erfassung

Egal auf welchem Weg (Postalisch oder Mail) und in welchem Format (PDF oder ZUGFeRD) Ihre Rechnungen Sie erreichen, werden alle benötigten Rechnungsinhalte automatisch ermittelt. Mit Hilfe der Capture Technology gehört das manuelle Erfassen von Rechnungsinhalten der Vergangenheit an.

Freigabeworkflow inkl. Prüfung

Rechnungen können nach einer automatischen Prüfung von Stamm- und Bestelldaten bei ausreichender Übereinstimmung direkt gebucht oder bei unstimmigkeiten in einen Workflow zur Validierung überführt werden. Dies kann standardisiert oder durch individuelle Zuweisung erfolgen. Ziel ist es, die Rechnung mit automatischer Zuordnung, effizienter Prüfung und schneller Freigabe zu buchen. Vorab definierte Funktionsrollen in den jeweiligen Fachabteilungen inkl. Berechtigungskonzept und Vertreterrolle unterstützen dieses Ziel.

Die Buchung

In dem ERP- oder Fibusystem werden die vorab von der geprüften und frei gegebenen Rechnung übermittelten Daten automatisch gebucht. Bei bestellbezogenen Rechnungen werden anschließend die Wareneingänge dagegen abgeglichen, bei nicht bestellbezogenen erfolgt eine Sachkontenbuchung.

Die Vorteile in Kürze:

Zeit- und Kosteneinsparung gegenüber manueller Bearbeitung und papiergebundenen Workflows

Umweltfreundlich dank des wachsenden Verzichts auf Papier und Ordner

Sicher durch Vermeidung von Workflow-Unterbrechungen bei Abwesenheit

Ordnung: Vermeidung von Mehrfachverteilung nicht-adressierter Posteingänge

Effizienzsteigerung, da Mehrfachbearbeitungen systematisch vermieden werden

Ausschöpfung aller Geschäftspotentiale durch schnelle Bearbeitungszeiten

Rechtskonform durch vollständige Prozesshistorienverwaltung und somit Abbildung entscheidender gesetzlicher Anforderungen der GoBD

Einfache Bedienbarkeit, schnelle Einführung und ergonomische Validierung am Bildschirmarbeitsplatz

Das sagen unsere Kunden über uns:

„Maßgeblich entscheidend war, neben der vollumfänglichen ECM Suite für sämtliche Belange unseres Konzerns, ein flexibles Handeln sowie das partnerschaftliche agieren auf allen Ebenen “

ARI-Armaturen Albert Richter GmbH & Co. KG

Matthias Kornfeld
IT-Leiter
„Anhand der Einführung des Reklamationsmanagements mittels d.3 wird der ständige Transport und Druck von Dokumenten innerhalb des Service der LTI Motion GmbH nahezu eliminiert.

Ein riesen Vorteil ist die Transparenz die das System mitbringt. Die Sachbearbeitung und auch die Techniker können jederzeit sehen wo und in welchem Status sich ein Arbeitsauftrag befindet.

Zudem wird sich sicherlich in den kommenden Monaten zeigen, dass ein Großteil an Druckkosten und Archivierungskosten eingespart werden kann. Die Suche nach Dokumenten in der ganzen Abteilung entfällt und es macht regelrecht Spaß über den Workflow zu arbeiten!“

KEBA Industrial Automation Germany GmbH

Philipp Koschare
IT Projektleitung Digitalisierung
„Mit C-Intact haben wir einen verlässlichen Partner für dieses Projekt gefunden. Die Herausforderung bestand darin, unsere internen Abläufe – vom Eingang der Rechnung, über den Prüfungs- und Genehmigungsprozess bis hin zur Zahlung – in einen digitalen Workflow zu integrieren. Dabei wurden sowohl gesetzliche Vorgaben, als auch unsere individuellen Gegebenheiten und Wünsche berücksichtigt. Durch den revisionssicheren Workflow profitieren wir von deutlich mehr Effizienz (schnellerer Durchlauf ohne Ablage) und Transparenz (Übersicht der Belege + Zugriff auf Archiv).

Seit dem Live-Start in 2015 sind inzwischen 50 User aus nahezu allen Fachabteilungen an dem täglichen Workflow beteiligt.Während der gesamten Projektphase wurden wir von C-Intact bestens betreut und auch jetzt werden wir im Supportfall schnell und kompetent bedient.“

MAHA Maschinenbau Haldenwang GmbH & Co. KG

Eva Difilippo
Leitung Finanzbuchhaltung
„Die Ersteinführung eines Dokumentenverwaltungssystems im Hause SpanSet-Secutex, konnte mit der Firma C-Intact sehr gut und zügig umgesetzt werden.

Man ist auf ein kompetentes und sehr freundliches Team in der Zusammenarbeit gestoßen, was sich auch positiv auf die Umsetzung ausgewirkt hat.“

SpanSet Secutex GmbH

Petra Nießen
Geschäftsführung
„Mit C-Intact haben wir einen verlässlichen Partner für dieses Projekt gefunden. Die Herausforderung bestand darin, unsere internen Abläufe – vom Eingang der Rechnung, über den Prüfungs- und Genehmigungsprozess bis hin zur Zahlung – in einen digitalen Workflow zu integrieren. Dabei wurden sowohl gesetzliche Vorgaben, als auch unsere individuellen Gegebenheiten und Wünsche berücksichtigt. Durch den revisionssicheren Workflow profitieren wir von deutlich mehr Effizienz (schnellerer Durchlauf ohne Ablage) und Transparenz (Übersicht der Belege & Zugriff auf das Archiv). Seit dem Live-Start im August 2018 sind inzwischen 10 Concurrent User aus nahezu allen Fachabteilungen an dem täglichen Workflow beteiligt. Während der gesamten Projektphase wurden wir von C-Intact bestens betreut und auch jetzt werden wir im Supportfall schnell und kompetent bedient.“

Breyer GmbH Maschinenfabrik

Karl Glück
CO / IT
„Die Zusammenarbeit mit der C-Intact war stets geprägt von einer professionellen Offenheit, welche unser Digitalisierungsvorhaben entscheiden voranbrachte. Für alle aufkommenden Herausforderungen konnten schnell  zuverlässige Lösungen gefunden sowie umgesetzt werden. Diese Unterstützung seitens eines Dienstleister wünschen wir uns so!“

SCHMIDT Gruppe Service GmbH

Kevin Fechtel
Fachberater ERP
„Mit C-Intact haben wir einen vertrauensvollen Partner für dieses Projekt gefunden.

Die Herausforderung bestand darin, unsere internen Abläufe – vom Eingang der Rechnung, über den Prüfungs- und Genehmigungsprozess bis hin zur Zahlung – in einen digitalen Workflow zu integrieren. Dabei wurden sowohl gesetzliche Vorgaben, als auch unsere individuellen Gegebenheiten und Wünsche berücksichtigt. Durch den revisionssicheren Workflow profitieren wir von deutlich mehr Effizienz (schnellerer Durchlauf ohne Ablage) und Transparenz (Übersicht der Belege + Zugriff auf Archiv).

Seit dem Live-Start im Jahr 2006 sind inzwischen 100 Saperion Native Client User aus nahezu allen Fachabteilungen an dem täglichen Workflow beteiligt. Während der gesamten Projektphase wurden wir von C-Intact GmbH vertrauensvoll betreut und weitere Projekte, wie die Personalakte, Vertragsakte und vieles mehr, wurden mit der C-Intact GmbH gemeinsam von Jahr zu Jahr in klare Prozesse digitalisiert. Die C-Intact GmbH bietet wirklich alles aus einer Hand. Die Becker Stahl-Service GmbH hat mit der C-Intact GmbH einen Dienstleister für die Digitalisierung gefunden.“

Becker Stahl-Service GmbH

Björn Stöcker
Leitung IT
„Vielen Dank für die hervorragende Unterstützung und Umsetzung unseres Saperion-Upgrade-Projektes! Dank C-Intact konnten wir das Projekt ohne Auswirkung auf das produktive Umfeld und vollkommen reibungslos umsetzen. Die Unterstützung bei der Projektplanung, die Durchführung und die Einsatzbereitschaft haben die Zusammenarbeit zwischen C-Intact und AGOsol maßgeblich und nachhaltig geprägt. Wir können uns stets auf kompetente Unterstützung in Sachen DMS auf unseren Partner verlassen. Auch die persönliche Betreuung kann ich mir nicht besser vorstellen. Weiterhin viel Erfolg!“

AGOsol GmbH & Co. KG

Jannes Huge
Leitung IT
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