Hier ist die Optimierung

INFOR ERP LN im Einsatz?

Greifen Sie direkt aus Ihren INFOR Anwendungen auf Ihre archivierten Dokumente und Vorgangsakten zu.

Der ci.link for ERP LN ist eine integrative Komponente für die ERP-Systeme BAAN IV, BAAN ERP (BAAN V) und INFOR ERP LN. Daten und Dokumente aus dem ERP-System können in beliebiger Art und Weise in das Dokumentenmanagement- (DMS) bzw. Enterprise Content Managementsystem (ECM) eingebunden werden. Die Kommunikation der beiden Systeme soll die Arbeitsprozesse optimal unterstützen. Der ci.link for ERP LN untergliedert sich in die Module CI COLD und CI Index, wodurch die Archivierung und Recherche von Dokumenten aus der ERP LN-Umgebung abgebildet wird.

CI-Index – Komponente zur Recherche aus Infor ERP LN


Das Modul ci.link for ERP LN bindet sich in beliebige Infor-Masken ein, so dass aus der bekannten Oberfläche direkt auf archivierte Dokumente zugegriffen werden kann. Die vorhandenen Index-Informationen in dem ERP werden dazu verwendet, eine Suchanfrage an das ECM zu stellen. Suchergebnis kann, je nach Einstellungen, ein einzelnes Dokument oder eine gesamte Vorgangsakte sein. Indexbegriffe aus dem ERP System können für die Ablage von gescannten Dokumenten oder E-Mails direkt an das Validierungstool des ECM-Systems übergeben werden, um eine Doppelfassung von Indexinformationen zu vermeiden. Alternativ kann bei hohem Dokumentenvolumen die Barcodeerkennung für eine schnelle und sichere Ablage der Vorgänge sorgen. Der Anwender hat den Vorteil, dass er die ihm bekannte ERP-Oberfläche nicht verlassen muss und der Vorgang vollkommen transparent bleibt.

CI-Cold – Komponente zur automatischen Archivierung Ihrer Dokumente


Das Modul ci.link for ERP LN archiviert automatisch Dokumente, die im ERP-System gedruckt wurden und bereitet diese als TIFF, PDF oder Text-Dokument auf. Die Druck-Formulare werden als Hintergrund abgelegt, so dass der Beleg im Archiv wie ein Original-Dokument erscheint. Es ist nicht notwendig für jeden ERP-Drucker einen speziellen Archiv-Drucker zu definieren. Ci.link for ERP LN lässt sich so konfigurieren, dass alle oder nur bestimmte Druckerarten und -typen eine Archivierung auslösen. Display-Drucke können ebenso von der Archivierung ausgeschlossen werden. Wiederholdrucke und Kopien innerhalb eines Druckjobs werden erkannt und nicht an das ECM- System übergeben. Wahlweise können die gewünschten Dokumente direkt oder über eine Stapelverarbeitung archiviert werden. Ein integrierter Kontrollmechanismus stellt sicher, dass alle Dokumente vollständig archiviert wurden, damit eine Papierablage nicht mehr notwendig ist. Über die Hash-Funktion können Dokumente auf marginale Änderungen untersucht und von der Archivierung ausgenommen werden. Die Indexwerte werden in der Regel über eine Integration in den ERP-Reports direkt ermittelt. Diese Art der Erkennung ist besonders sicher und schnell. Änderungen im Layout des Reports, wie z.B. saisonale Ergänzungen erfordern keine Nachbearbeitung bei ECM Übergabe.

Die Vorteile in Kürze:


Optimale Geschäftsprozesse durch die Kommunikation beider Systeme.

Direkter Zugriff aus dem ERP-System in das ECM-System.

Die Doppelerfassung von Indexinformationen wird vermieden.

Das Arbeiten im bekannten System bleibt vorhanden.

Der Kontrollmechanismus dient zur vollständigen Archivierung.

Eine schnelle und sichere Erkennung.

Keine Nachbearbeitung im ECM-System nötig.