FOSS ECM Interface

Nutzen Sie die Funktionalitäten einer intelligenten Dokumentenverwaltung sowohl direkt aus FOSS als auch aus einem DMS/ECM.


Frühes Erfassen


Sind die Dokumente bereits im Posteingang (Frühes Erfassen) gescannt worden und liegen digital bei der Buchung vor, werden die Indexwerte beim Abschließen des Buchungsvorgangs automatisch ausgefüllt. Im Fall, dass während der Buchung die Dokumente gescannt werden (Gleichzeitiges Erfassen) ist auch hier die automatische Indexübergabe gewährleistet.

Spätes Erfassen


Erfolgt das Scannen erst nach der Buchung (Spätes Erfassen), das heisst, der Beleg liegt noch in Papierform vor, wird z.B. der Belegnummer entsprechend ein Barcode aus FOSS erfragt und dem Dokument zugeordnet. Durch diese Zuordnung erfolgt das komplette Ausfüllen aller Indexdaten über Batchläufe. Danach stehen die Dokumente für die Anzeige bereit, Buchungslisten und Belege, die zur internen Kontrolle im System verbleiben, werden über die Druckdaten-Konvertierung an das Archiv übergeben. Mit ausgehenden Dokumenten, wie Auftragsbestätigungen, Lieferscheinen und Rechnungen wird genauso verfahren. In beiden Fällen erfolgt eine automatische Indexierung.

Komfortable Recherche


Die Integration der Abfrageoptionen in FOSS erlaubt alle zu einem Vorgang abgelegten Dateien mittels Viewer des Archivsystems anzuzeigen. Eine Abfrage dieser Dokumente ist jederzeit auch aus dem DMS/ECM direkt möglich. Das bedeutet, die Recherche ist auch dann gewährleistet, wenn an einem Arbeitsplatz FOSS nicht installiert sein sollte. Die Abfrage erlaubt aus beiden Systemen das Finden von Eingangs- sowie Ausgangsdokumenten, als auch von Buchungslisten und Belegen.