E-Mail Archivierung
Effiziente Informationssicherung
Die elektronische Kommunikation sowie der Informationsaustausch mit Kunden, Lieferanten und anderen Vertragspartnern nimmt seit Jahren stetig zu. Das Datenvolumen, die rechtliche Bedeutsamkeit und die Sicherheitsanforderungen an E-Mails steigen somit kontinuierlich an.
Eine große Anzahl an Datenmengen, unter Einhaltung geltender Aufbewahrungsfristen, gesetzlicher Anforderungen an die digitale Datenhaltung, gilt es zu archivieren. Bereits beim Eingang werden geschäftsrelevante E-Mails und Anhänge inhaltlich ausgelesen und vorgangsbezogen und übersichtlich in digitale Akten einsortiert. Finden und Recherchieren sind ab sofort eine Leichtigkeit, denn sie gehen über Inhalte von E-Mails hinaus.



Gesetzliche Anforderungen
E-Mails unterliegen heute besonderen Anforderungen hinsichtlich Sicherheit, Nachweisbarkeit und Datenschutz:
- Relevante Daten zu Geschäftsprozessen müssen langfristig und revisionssicher vorgehalten werden (GDPDU, SOX).
- Auftragsbezogene E-Mails sind verpflichtend und rechtlich bindend. Eine lückenlose, vollständige und nachweisbare Bearbeitung dieser E-Mails ist unumgänglich.
Entlastung der Mailserver
Dagegen stehen heute die bekannten Probleme:
- Mailserver erreichen durch das hohe Datenvolumen schnell ihre Kapazitätsgrenze.
- Eine Sicherung von E-Mails ist nur begrenzt möglich.
- Wichtige E-Mails können irrtümlich gelöscht werden.
- Es besteht i.d.R. keine automatische Anbindung an revisionssichere Ablagemethoden.






Wissen und Prozesse verwalten
- E-Mails unternehmensweit zur Verfügung stellen.
- direkte Zuordnung zu Vorgängen und Akten.
- mit einer Prozessautomatisierung Abläufe reibungslos digitalisieren.
- durch innovative Erkennung ist das Wiederfinden von Dateien in wenigen Sekunden möglich.
Und wer kümmert sich um die Einhaltung geltender Aufbewahrungsfristen, gesetzlicher und sonstiger Anforderungen an die digitale Datenhaltung wie EUROSOX, Solvency II, GoBD, HGB, AO und/oder die Forderungen des Produkthaftungsgesetzes?
Das erledigen Wir für Sie!
Eine Lösung – viele Möglichkeiten
Postfacharchivierung
Journalarchivierung
Funktionspostfacharchivierung
Kombinierte Archivierung
Manuelle oder automatische Archivierung
Das sagen unsere Kunden über uns:
ARI-Armaturen Albert Richter GmbH & Co. KG
Ein riesen Vorteil ist die Transparenz die das System mitbringt. Die Sachbearbeitung und auch die Techniker können jederzeit sehen wo und in welchem Status sich ein Arbeitsauftrag befindet.
Zudem wird sich sicherlich in den kommenden Monaten zeigen, dass ein Großteil an Druckkosten und Archivierungskosten eingespart werden kann. Die Suche nach Dokumenten in der ganzen Abteilung entfällt und es macht regelrecht Spaß über den Workflow zu arbeiten!“
KEBA Industrial Automation Germany GmbH
Kemper GmbH
Seit dem Live-Start in 2015 sind inzwischen 50 User aus nahezu allen Fachabteilungen an dem täglichen Workflow beteiligt.Während der gesamten Projektphase wurden wir von C-Intact bestens betreut und auch jetzt werden wir im Supportfall schnell und kompetent bedient.“
MAHA Maschinenbau Haldenwang GmbH & Co. KG
Man ist auf ein kompetentes und sehr freundliches Team in der Zusammenarbeit gestoßen, was sich auch positiv auf die Umsetzung ausgewirkt hat.“
SpanSet Secutex GmbH
Breyer GmbH Maschinenfabrik
SCHMIDT Gruppe Service GmbH
Die Herausforderung bestand darin, unsere internen Abläufe – vom Eingang der Rechnung, über den Prüfungs- und Genehmigungsprozess bis hin zur Zahlung – in einen digitalen Workflow zu integrieren. Dabei wurden sowohl gesetzliche Vorgaben, als auch unsere individuellen Gegebenheiten und Wünsche berücksichtigt. Durch den revisionssicheren Workflow profitieren wir von deutlich mehr Effizienz (schnellerer Durchlauf ohne Ablage) und Transparenz (Übersicht der Belege + Zugriff auf Archiv).
Seit dem Live-Start im Jahr 2006 sind inzwischen 100 Saperion Native Client User aus nahezu allen Fachabteilungen an dem täglichen Workflow beteiligt. Während der gesamten Projektphase wurden wir von C-Intact GmbH vertrauensvoll betreut und weitere Projekte, wie die Personalakte, Vertragsakte und vieles mehr, wurden mit der C-Intact GmbH gemeinsam von Jahr zu Jahr in klare Prozesse digitalisiert. Die C-Intact GmbH bietet wirklich alles aus einer Hand. Die Becker Stahl-Service GmbH hat mit der C-Intact GmbH einen Dienstleister für die Digitalisierung gefunden.“
Becker Stahl-Service GmbH
AGOsol GmbH & Co. KG