E-Mail Archivierung

Effiziente Informationssicherung

Die elektronische Kommunikation sowie der Informationsaustausch mit Kunden, Lieferanten und  anderen Vertragspartnern nimmt seit Jahren stetig zu. Das Datenvolumen, die rechtliche Bedeutsamkeit und die Sicherheitsanforderungen an E-Mails steigen somit kontinuierlich an.

Eine große Anzahl an Datenmengen, unter Einhaltung geltender Aufbewahrungsfristen, gesetzlicher Anforderungen an die digitale Datenhaltung, gilt es zu archivieren. Bereits beim Eingang werden geschäftsrelevante E-Mails und Anhänge inhaltlich ausgelesen und vorgangsbezogen und übersichtlich in digitale Akten einsortiert. Finden und Recherchieren sind ab sofort eine Leichtigkeit, denn sie gehen über Inhalte von E-Mails hinaus.

Gesetzliche Anforderungen


E-Mails unterliegen heute besonderen Anforderungen hinsichtlich Sicherheit, Nachweisbarkeit und Datenschutz:

  • Relevante Daten zu Geschäftsprozessen müssen langfristig und revisionssicher vorgehalten werden (GDPDU, SOX).
  • Auftragsbezogene E-Mails sind verpflichtend und rechtlich bindend. Eine lückenlose, vollständige und nachweisbare Bearbeitung dieser E-Mails ist unumgänglich.

Entlastung der Mailserver


Dagegen stehen heute die bekannten Probleme:

  • Mailserver erreichen durch das hohe Datenvolumen schnell ihre Kapazitätsgrenze.
  • Eine Sicherung von E-Mails ist nur begrenzt möglich.
  • Wichtige E-Mails können irrtümlich gelöscht werden.
  • Es besteht i.d.R. keine automatische Anbindung an revisionssichere Ablagemethoden.

Wissen und Prozesse verwalten


  • E-Mails unternehmensweit zur Verfügung stellen.
  • direkte Zuordnung zu Vorgängen und Akten.
  • mit einer Prozessautomatisierung Abläufe reibungslos digitalisieren.
  • durch innovative Erkennung ist das Wiederfinden von Dateien in wenigen Sekunden möglich.

Und wer kümmert sich um die Einhaltung geltender Aufbewahrungsfristen, gesetzlicher und sonstiger Anforderungen an die digitale Datenhaltung wie EUROSOX, Solvency II, GoBD, HGB, AO und/oder die Forderungen des Produkthaftungsgesetzes?

Das erledigen Wir für Sie!


Eine Lösung – viele Möglichkeiten

Postfacharchivierung

Journalarchivierung

Funktionspostfacharchivierung

Kombinierte Archivierung

Manuelle oder automatische Archivierung

Das sagen unsere Kunden über uns: