E-Mail Archivierung

Effiziente Informationssicherung

Die elektronische Kommunikation sowie der Informationsaustausch mit Kunden, Lieferanten und  anderen Vertragspartnern nimmt seit Jahren stetig zu. Das Datenvolumen, die rechtliche Bedeutsamkeit und die Sicherheitsanforderungen an E-Mails steigen somit kontinuierlich an.

Eine große Anzahl an Datenmengen, unter Einhaltung geltender Aufbewahrungsfristen, gesetzlicher Anforderungen an die digitale Datenhaltung, gilt es zu archivieren. Bereits beim Eingang werden geschäftsrelevante E-Mails und Anhänge inhaltlich ausgelesen und vorgangsbezogen und übersichtlich in digitale Akten einsortiert. Finden und Recherchieren sind ab sofort eine Leichtigkeit, denn sie gehen über Inhalte von E-Mails hinaus.

Gesetzliche Anforderungen

E-Mails unterliegen heute besonderen Anforderungen hinsichtlich Sicherheit, Nachweisbarkeit und Datenschutz:

  • Relevante Daten zu Geschäftsprozessen müssen langfristig und revisionssicher vorgehalten werden (GDPDU, SOX).
  • Auftragsbezogene E-Mails sind verpflichtend und rechtlich bindend. Eine lückenlose, vollständige und nachweisbare Bearbeitung dieser E-Mails ist unumgänglich.

Entlastung der Mailserver

Dagegen stehen heute die bekannten Probleme:

  • Mailserver erreichen durch das hohe Datenvolumen schnell ihre Kapazitätsgrenze.
  • Eine Sicherung von E-Mails ist nur begrenzt möglich.
  • Wichtige E-Mails können irrtümlich gelöscht werden.
  • Es besteht i.d.R. keine automatische Anbindung an revisionssichere Ablagemethoden.

Wissen und Prozesse verwalten

  • E-Mails unternehmensweit zur Verfügung stellen.
  • direkte Zuordnung zu Vorgängen und Akten.
  • mit einer Prozessautomatisierung Abläufe reibungslos digitalisieren.
  • durch innovative Erkennung ist das Wiederfinden von Dateien in wenigen Sekunden möglich.

Und wer kümmert sich um die Einhaltung geltender Aufbewahrungsfristen, gesetzlicher und sonstiger Anforderungen an die digitale Datenhaltung wie EUROSOX, Solvency II, GoBD, HGB, AO und/oder die Forderungen des Produkthaftungsgesetzes?

Das erledigen Wir für Sie!

Eine Lösung – viele Möglichkeiten

Postfacharchivierung

Journalarchivierung

Funktionspostfacharchivierung

Kombinierte Archivierung

Manuelle oder automatische Archivierung

Das sagen unsere Kunden über uns:

„Maßgeblich entscheidend war, neben der vollumfänglichen ECM Suite für sämtliche Belange unseres Konzerns, ein flexibles Handeln sowie das partnerschaftliche agieren auf allen Ebenen “

ARI-Armaturen Albert Richter GmbH & Co. KG

Matthias Kornfeld
IT-Leiter
„Anhand der Einführung des Reklamationsmanagements mittels d.3 wird der ständige Transport und Druck von Dokumenten innerhalb des Service der LTI Motion GmbH nahezu eliminiert.

Ein riesen Vorteil ist die Transparenz die das System mitbringt. Die Sachbearbeitung und auch die Techniker können jederzeit sehen wo und in welchem Status sich ein Arbeitsauftrag befindet.

Zudem wird sich sicherlich in den kommenden Monaten zeigen, dass ein Großteil an Druckkosten und Archivierungskosten eingespart werden kann. Die Suche nach Dokumenten in der ganzen Abteilung entfällt und es macht regelrecht Spaß über den Workflow zu arbeiten!“

KEBA Industrial Automation Germany GmbH

Philipp Koschare
IT Projektleitung Digitalisierung
„Mit C-Intact haben wir einen verlässlichen Partner für dieses Projekt gefunden. Die Herausforderung bestand darin, unsere internen Abläufe – vom Eingang der Rechnung, über den Prüfungs- und Genehmigungsprozess bis hin zur Zahlung – in einen digitalen Workflow zu integrieren. Dabei wurden sowohl gesetzliche Vorgaben, als auch unsere individuellen Gegebenheiten und Wünsche berücksichtigt. Durch den revisionssicheren Workflow profitieren wir von deutlich mehr Effizienz (schnellerer Durchlauf ohne Ablage) und Transparenz (Übersicht der Belege + Zugriff auf Archiv).

Seit dem Live-Start in 2015 sind inzwischen 50 User aus nahezu allen Fachabteilungen an dem täglichen Workflow beteiligt.Während der gesamten Projektphase wurden wir von C-Intact bestens betreut und auch jetzt werden wir im Supportfall schnell und kompetent bedient.“

MAHA Maschinenbau Haldenwang GmbH & Co. KG

Eva Difilippo
Leitung Finanzbuchhaltung
„Die Ersteinführung eines Dokumentenverwaltungssystems im Hause SpanSet-Secutex, konnte mit der Firma C-Intact sehr gut und zügig umgesetzt werden.

Man ist auf ein kompetentes und sehr freundliches Team in der Zusammenarbeit gestoßen, was sich auch positiv auf die Umsetzung ausgewirkt hat.“

SpanSet Secutex GmbH

Petra Nießen
Geschäftsführung
„Das Ziel dieses Projektes war es, unsere internen Abläufe – vom Eingang der Rechnung, über den Prüfungs- und Genehmigungsprozess bis hin zur Zahlung – in einen digitalen Workflow zu integrieren. Dabei wurden sowohl gesetzliche Vorgaben, als auch unsere individuellen Gegebenheiten und Wünsche berücksichtigt. Durch den revisionssicheren Workflow profitieren wir von deutlich mehr Effizienz (schnellerer Durchlauf ohne Ablage) und Transparenz (Übersicht der Belege & Zugriff auf das Archiv). Seit dem Live-Start im August 2018 sind inzwischen 10 Concurrent User aus nahezu allen Fachabteilungen an dem täglichen Workflow beteiligt. Während der gesamten Projektphase wurden wir von C-Intact bestens betreut und auch jetzt werden wir im Supportfall schnell und kompetent bedient. Mit der C-Intact haben wir einen verlässlichen Partner für dieses Projekt gefunden.“

Breyer GmbH Maschinenfabrik

Karl Glück
CO / IT
„Die Zusammenarbeit mit der C-Intact war stets geprägt von einer professionellen Offenheit, welche unser Digitalisierungsvorhaben entscheiden voranbrachte. Für alle aufkommenden Herausforderungen konnten schnell  zuverlässige Lösungen gefunden sowie umgesetzt werden. Diese Unterstützung seitens eines Dienstleister wünschen wir uns so!“

SCHMIDT Gruppe Service GmbH

Kevin Fechtel
Fachberater ERP
„Mit C-Intact haben wir einen vertrauensvollen Partner für dieses Projekt gefunden.

Die Herausforderung bestand darin, unsere internen Abläufe – vom Eingang der Rechnung, über den Prüfungs- und Genehmigungsprozess bis hin zur Zahlung – in einen digitalen Workflow zu integrieren. Dabei wurden sowohl gesetzliche Vorgaben, als auch unsere individuellen Gegebenheiten und Wünsche berücksichtigt. Durch den revisionssicheren Workflow profitieren wir von deutlich mehr Effizienz (schnellerer Durchlauf ohne Ablage) und Transparenz (Übersicht der Belege + Zugriff auf Archiv).

Seit dem Live-Start im Jahr 2006 sind inzwischen 100 Saperion Native Client User aus nahezu allen Fachabteilungen an dem täglichen Workflow beteiligt. Während der gesamten Projektphase wurden wir von C-Intact GmbH vertrauensvoll betreut und weitere Projekte, wie die Personalakte, Vertragsakte und vieles mehr, wurden mit der C-Intact GmbH gemeinsam von Jahr zu Jahr in klare Prozesse digitalisiert. Die C-Intact GmbH bietet wirklich alles aus einer Hand. Die Becker Stahl-Service GmbH hat mit der C-Intact GmbH einen Dienstleister für die Digitalisierung gefunden.“

Becker Stahl-Service GmbH

Björn Stöcker
Leitung IT
„Vielen Dank für die hervorragende Unterstützung und Umsetzung unseres Saperion-Upgrade-Projektes! Dank C-Intact konnten wir das Projekt ohne Auswirkung auf das produktive Umfeld und vollkommen reibungslos umsetzen. Die Unterstützung bei der Projektplanung, die Durchführung und die Einsatzbereitschaft haben die Zusammenarbeit zwischen C-Intact und AGOsol maßgeblich und nachhaltig geprägt. Wir können uns stets auf kompetente Unterstützung in Sachen DMS auf unseren Partner verlassen. Auch die persönliche Betreuung kann ich mir nicht besser vorstellen. Weiterhin viel Erfolg!“

AGOsol GmbH & Co. KG

Jannes Huge
Leitung IT
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