Dokumentenmanagement

Wo beginnt der digitale Wandel?

Beim Überblick.

Die C-Intact unterstützt die Planung mit einer anschaulichen Struktur. Dabei werden Prozesse nach ihrem Nutzen bewertet. Alle Fachbereiche werden berücksichtigt. Eine erste Übersicht bringt Klarheit.

Jederzeit standortunabhängig arbeiten

Egal, ob im Büro, von zu Hause oder unterwegs, Sie können jederzeit arbeiten

Immer auf dem aktuellsten Stand

Greifen Sie zu jederzeit auf die aktuellsten Dokumente in Ihrem DMS / ECM System zu

Unternehmensworkflows sind weniger fehleranfällig

Im DMS / ECM vordefinierte Abläufe lassen keinen Raum für Fehler

Fokussierung auf das Wesentliche

Schneller und Effizienter arbeiten – neue Ressourcen im Unternehmen schaffen

Lösen von wilden Strukturen

Klare Prozesse und effizienter Zugriff auf Dokumente

Wettbewerbsfähig bleiben

Ihre Mitarbeiter sind schneller Auskunftsfähig

Integration all Ihrer Systeme

Capture / Erfassung

Die Kategorie Capture beinhaltet Funktionalitäten und Komponenten zur Erstellung, Erfassung, Aufbereitung und Verarbeitung von analogen und elektronischen Informationen. Dies beinhaltet mehrere Stufen und Techniken, von der einfachen Erfassung der Information bis zur komplexen Aufbereitung durch eine automatische Klassifikation. Die Capture-Komponenten werden auch häufig als „Input“-Komponenten zusammengefasst und als „Input Management“ bezeichnet.

Manage / Verwaltung

In digitalen Akten werden die Dokumente und Dateien (z.B. CAD-Zeichnungen, Fotos, Filme) zusammen gefasst, die fachlich zusammengehören. So finden Sie Ihre Informationen in einer Auftragsakte zum Kunden, in einer Bestellakte zum Lieferanten, in einer Personalakte, in einer Vertragsakte oder in einer Vorgangsakte zu einem Versicherten. Natürlich gibt es auch Projekt- oder Asset-Akten in jeglicher Form (Gebäude, Fahrzeuge, Maschinen, etc.). Dokumente können dabei im ECM in beliebig viele Akten verknüpft werden, ohne physikalisch mehrfach zu existieren. Digitale Akten haben dann einen unschlagbaren Mehrwert, wenn sie vollständig sind. Deshalb legen wir besonderen Wert darauf, dass alle Dokumente auf einfachste Weise in einer Akte abgelegt werden.
Dabei müssen diese vollständigen Digitalen Akten nicht immer auch vollständig für alle Anwender einsehbar sein. Sie können über das Berechtigungskonzept sehr genau einstellen, dass nur bestimmte Benutzer kritische Dokumente einsehen dürfen, diese aber dennoch in genau einer Lieferantenakte und nicht an anderen Stellen abgelegt werden.

Store / Speicherung

Eine revisionssichere Aufbewahrung ist Voraussetzung, wenn Sie Papierbelege oder E-Mails in Ihrem Postfach nicht mehr behalten wollen. Das DMS / ECM verfügt über Standard-Adapter zu führenden Aufbewahrungssystemen.

Die DMS /ECM Systeme werden kontinuierlich nach PS 880 Standard zertifiziert. Die durch optische Datenträger gewohnte Unveränderbarkeit wird heutzutage durch moderne Storage-Systeme auf Festplattenbasis abgebildet. Um schnell und sicher auf die Metadaten zugreifen zu können, werden diese in einer der führenden SQL-Datenbanken, und der Cache zusätzlich, in einer hoch performanten In-Memory DB gespeichert.
Um eine sichere Kommunikation zwischen dem Backend und den Clients sicherzustellen, bieten wir Ihnen verschiedene Verschlüsselungsoptionen.

Investigation / Recherche

Das DMS / ECM unterstützt Sie in Ihren Recherchen auf vielfältige Art und Weise. Ihre Mitarbeiter benötigen für Ihre täglichen Aufgaben eine Vielzahl von Informationen, die in unterschiedlichster Form vorliegen. Eine zentrale Aufgabe des DMS / ECM ist es daher, ein schnelles Auffinden und Bereitstellen von Informationen zu gewährleisten. Dies kann unter anderem mit der Einfeld-Volltext-Suche geschehen. Mögliche relevante Informationen können heraus gefiltert werden, ähnlich einem Online-Shop. Ebenso können die Anwender in den übersichtlichen Aktenstrukturen navigieren um sich einen Überblick zu verschaffen. Alle Elemente lassen sich als Favoriten speichern, so dass ein erneutes Recherchieren der Informationen überflüssig wird. Auch lassen sich die Rechercheparameter als Suchvorlage abspeichern, um die Recherche zu einem späteren Zeitpunkt erneut auszuführen und somit evtl. neue Informationen zu erhalten.